طرف قرارداد ممکن است شخص حقیقی یا حقوقی باشد. بنابراین لازم است که پیش از بستن قرارداد درباره طرف مقابل بررسی هایی انجام شود.
برخی از این اقدامات بین اشخاص حقیقی و حقوقی مشترک و برخی دیگر تنها مختص یکی از این دو نوع ( شخص حقیقی و حقوقی ) است.
در نوشته حاضر تمام اقدامات لازم در سه عنوان کلی زیر مورد بررسی قرار گرفته شده است.
1. بررسی های مشترک درباره اشخاص حقیقی و حقوقی
2. بررسی های مختص اشخاص حقوقی
3. بررسی های مختص اشخاص حقیقی
توجه
بدیهی است اگر طرف قرارداد یک شرکت معتبر و بزرگ دولتی یا خصوصی باشد پاره ای از احتیاط ها شاید لازم نباشد. با این همه در مورد شرکت های خصوصی معتبر، به هر تقدیر، باید وضعیت مالی آن ها پیش از عقد قرارداد مورد بررسی قرار گیرد. به ویژه وقتی که مبلغ قرارداد زیاد و رقم پیش پرداخت بالا باشد.
نوشته درباره طرفین قرارداد بدانید. را از دست ندهید.
1. بررسی های مشترک درباره اشخاص حقیقی و حقوقی
موارد زیر پیش از بستن قرارداد باید بررسی و روشن شود خواه طرف شخص حقیقی و یا حقوقی باشد.
الف. اعتبار سنجی
پیش از تنظیم قرارداد باید طرف قرارداد « اعتبار سنجی » شود به این معنا که روشن شود چقدر « می خواهد » و « می تواند » تعهدات قراردادی را اجرا کند.
برای سنجش این موضوع می توان:
1. عملکرد او در گذشته را بررسی کرد.
2. در مقیاس کوچکتری از قرارداد اصلی با او همکاری نمود.
توجه داشته باشید اعتبار سنجی مقدم بر تعیین محتوای قرارداد بوده و گرفتن وثایق و تضامین اصولاً جای اعتبار سنجی را نمی گیرد.
به عنوان مثال:
در استخدام کارمند، گرفتن چک یا سفته از او، به تنهایی مشکل کارفرما را حل نمی کند بلکه اولویت اول، پیداکردن یک کارمند با ویژگی های شخصیتی و مهارتی مناسب با عنوان شغلی است.
ب. بررسی امکانات طرف مقابل
منظور از بررسی امکانات این است که مشخص شود آیا طرفی که قصد دارد انجام امری را برعهده گیرد توانایی آن را از جهت تجهیزات و مواد اولیه و وضعیت مالی دارد یا خیر؟
برای سنجش این موضوع بازدید تجهیزات و ماشین آلات و بررسی ذخیره مواد اولیه موجود و میزان نقدینگی او لازم است.
در شرکت ها باید دلایل مثبته ضمیمه پرونده شود و در افراد باید اسناد مربوط ملاحظه و تصویر مصداق آنها اخذ گردد. برای حصول اطمینان می توان صحت مفاد اسناد و اطلاعاتی را که از طرف قرارداد گرفته می شود، با بررسی مجدد نامحسوس، احراز کرد.
ج. بررسی صلاحیت طرف مقابل
بررسی صلاحیت برای روشن شدن این است که آیا طرف قرارداد صلاحیت علمی و فنی و قانونی انجام موضوع قرارداد را دارد یا خیر؟
این بررسی باید هم در مورد اشخاص حقوقی و هم در مورد اشخاص حقیقی انجام گیرد.
در مورد اشخاص حقوقی:
این اطلاعات را می توان از طریق بررسی وضعیت کادرهای فنی ( متخصصان مرتبط با شخص حقوقی) به دست آورد.
اسامی و تخصص ها و سابقه کار متخصصان در شرکت هایی که از طرف « سازمان برنامه » ( یا فعلا معاونت برنامه ریزی رئیس جمهور) درجه بندی شده اند، در آن سازمان ( معاونت) موجود است.
در مورد اشخاص حقیقی:
می توان مدارک فنی و تحصیلی و گواهی سابقه کار آنها را مطالبه کرد و چند نمونه از کارهای انجام شده آنها را دید و احیاناً با صاحبان این کارها مذاکره ای داشت. در موارد خیلی مهم و حساس می توان از کارشناسان رسمی دادگستری برای تعیین کیفیت کارهای انجام شده قبلی استفاده کرد.
غرض از صلاحیت قانونی:
منظور از صلاحیت قانونی مجوزها یا پروانه هایی است که افراد یا شرکت ها باید برای انجام کارهای خاص از دولت بگیرند. این گونه مجوزها به علت اصطکاک با موارد ایمنی یا ارتباط با قوانین آمره و حقوق عمومی اهمیت ویژه ای دارد که باید از طرف مقامات رسمی صادر شود مانند لوله کشی گاز، ارائه طرح طبقه بندی مشاغل و …
2. بررسی های مختص اشخاص حقوقی
در مورد اشخاص حقوقی لازم است بررسی های زیر انجام گیرد.
الف. بررسی هویت سهامداران و اعضای هیأت مدیره و مدیر عامل
باید توجه داشت که بررسی هویت سهامداران در شرکت های سهامی خاص و عام در بیشتر موارد عملا شدنی نیست ( چون تعداد سهامداران زیاد و نقل و انتقال سهام، در بسیاری از موراد، غیر قابل کنترل است.) اما در شرکت های با مسئولیت محدود، علاوه بر امکان بررسی هویت سهامداران، هویت اعضای هیات مدیره را هم می توان بررسی نمود.
هدف از این کار این است که اگر احیاناً اعضای هیات مدیره از افراد به اصطلاح مسئله دار بوده یا احیاناً ممنوع المعامله هستند یا اموالشان مصادره شده آثار وجود این حالات قبل از انعقاد قرارداد بررسی شود.
البته از نظر تحلیلی، با توجه به جدایی شخصیت حقوقی از شخصیت سهامداران و مدیران آن، شاید این احتیاط نوعی وسواس به نظر برسد اما در عمل ممکن است تعلق تعدادی از سهام شرکت، به نهادها و ارگان های دولتی، به علت مصادره، کل محاسبات و نظم امور طرف قرارداد چنین شرکتی را در هم بریزد.
همچنین هرگاه طرفی که ما از جانب او اقدام می کنیم دولت یا شرکت دولتی باشد این بررسی ها امکان شمول قانون مشهور به منع مداخله ( طبق این قانون مقامات بسیاری از معامله با دولت – مستقیم و غیر مستقیم – منع شده اند) را نسبت به مورد منتقی خواهدکرد.
ب. بررسی آخرین تغییرات شرکت
این اطلاعات را می توان از طریق مراجعه به دفتر ثبت شرکت ها، سایت این مرجع و مطالبه و مطالعه آخرین روزنامه رسمی حاوی تغییرات و یا گواهی مصدق متن آگهی آخرین تغییرات، به دست آورد.
این بررسی برای آن است که روشن شود کس یا کسانی که قرارداد را امضا می کنند صاحب یا صاحبان امضاهای مجاز و تعهد آور شرکت هستند یا خیر؟
ج. بررسی اساسنامه شرکت و اصلاحات آن
هدف از بررسی اساسنامه این است که حدود اختیارات مدیران و محدودیت های این اختیارات و احیاناً تشریفات ویژه ای که ممکن است اساسنامه برای معاملات خاص پیش بینی کرده باشد روشن شود.
به طور مثال ممکن است به موجب اساسنامه شرکت، اقدام به انواع خاصی از معاملات، مستلزم تصویب مجمع عمومی باشد و یا اختیارات مدیران در موارد ویژه ای به نوعی محدود یا مشروط شده باشد.
ممکن است گفته شود در بسیاری از موارد گفته شده اگر فرد یا افرادی بدون داشتن سمت و اختیار یا خارج از حدود اختیارات خود یا بدون توجه به قوانین آمره ( مثل قانون منع مداخله) اقدام به عقد قرارداد کنند، مسئولیت مدنی و کیفری شخصی خواهند داشت و چه بسا تحدید اختیارات ایشان طبق ضوابط قانون تجارت در مقابل اشخاص ثالث قابل استناد نباشد. پس این احتیاط ها چه لزومی دارد؟
پاسخ این است که هدف از این احتیاط ها دوری جستن از گرفتار شدن در جریان دعاوی دادگستری است. بدیهی است تعقیب کیفری و مجازات افراد در طرح دعاوی حقوقی علیه آنان مشکل کوتاه مدت طرف قرارداد را -که به انجام مفاد آن نیاز دارد – حل نمی کند لذا این هم از مواردی است که پیش گیری آن بهتر از چاره جویی بعدی خواهد بود.
ه. وقتی با دولت قراردادی منعقد می شود
در این مورد باید مطمئن شد که:
اولاً: سازمان امضاکننده قرارداد و شخصی که از جانب آن امضا می کند صلاحیت و اختیار این اقدام را دارد.
ثانیاً: برای انجام موضوع قرارداد تامین اعتبار شده است.
اگر چه اصل بر داشتن صلاحیت امضا کننده و موجود بودن اعتبار است. اما ممکن است امضاکننده به علت – عدم اطلاع از مقررات اداری- از نبود اختیار خود آگاه نباشد و یا اعتبار تخصیص داده شده فقط برای پیش پرداخت ( یا حتی قسمتی از آن) تکافو کند. در این حالت طرفی که انجام اموری را بر عهده گرفته و در مقابل اشخاص ثالث ( اعم از پیمانکار دست دوم و کارگر و فروشندگان مصالح و مواد اولیه و غیره) متعهد شده در وضع نامطلوبی قرار خواهد گرفت و بدیهی است که طرح دعوی، اعم از کیفری یا حقوقی علیه مسبب یا مسببان هم دردی را دوا نخواهد کرد و حتی در صورت طرح دعوا و برنده شدن در آن نحوه اجرای احکام علیه دولت و شهرداری ها ( مهلت 18 ماهه ) موجب سرگردانی خواهد بود.
3. بررسی های مختص اشخاص حقیقی
درمورد اشخاص حقیقی که کارخانه، کارگاه، دکان و یا انباری دارند بررسی های زیر ضروری است:
الف. اینکه ملک محل کارخانه، کارگاه و یا … متعلق به شخص طرف قرارداد است یا خیر؟
- در صورتی که طرف قرارداد مالک باشد:
ملاحظه اصل سند مالکیت و اخذ فتوکپی آن لازم است و در صورتی که در انطباق محل با سند تردیدی وجود داشته باشد باید به جلب نظر کارشناس رسمی امور املاک و ثبت، رفع شبهه شود.
- در صورتی که طرف قرارداد مستاجر باشد:
باید دانست که مستند اجاره رسمی، عادی و یا توافق شفاهی است. در مورد سند عادی باید روشن شود که مستاجر که قصد دارد طرف قرارداد ما باشد محل را از خود مالک اجاره کرده یا مستاجر دست دوم است و اگر مستاجر دست دوم باشد مورد اجاره با رضایت مالک به او منتقل شده یا نه؟ چون در بسیاری از موارد فقط اعتبار مالی طرف قرارداد همان حق کسب و پیشه ( یا سرقفلی) ملک استیجاری اوست.
هرگاه این اعتبار متزلزل باشد باید در انعقاد قرارداد تامل کرد. بدیهی است اگر اجاره محل بر مبنای توافق شفاهی باشد احتیاط صد چندان لازم خواهد بود در چنین موردی اصولاً ارزش سرقفلی با حق کسب و پیشه و تجارت را به عنوان اعتبار مالی طرف قراداد نباید به حساب آورد.
ب. باید بررسی شود کسی که قصد انعقاد قرارداد را دارد همان کسی باشد که مالک عین یا حق کسب و پیشه ملک است یا بدون اینکه تصریح کند از جانب مالک عمل می کند.
این اطمینان را با بررسی دقیق شناسنامه و اوراق هویت طرف می توان به دست آورد. در کلیه موارد باید فتوکپی اوراق ارائه شده را به امضای ابرازکننده رساند و از او گرفت. حسب مورد ممکن است ابراز کننده (طرف قرارداد) فتوکپی اوراق را انگشت هم بزند.
این احتیاط ها از آن جهت است که فرض کنیم کسی با ما قراردادی برای تهیه تحویل بیست هزار عدد پیج با مشخصات و آلیاژ خاص کلا به مبلغ پنجاه میلیون ریال تنظیم می کند و پنج میلیون ریال پیش پرداخت می گیرد و در قبال آن چک تضمینی می دهد و مراتب هم در قرارداد تصریح می شود. پس از تحویل اولین قسمت از موضوع قرارداد مشخص می شود که پیچ تحویلی از نظر آلیاز یا مشخصات فنی با نمونه مورد نظر منطبق نیست.
حال اگر معلوم شود که طرف قرارداد ما هیچ مالی ندارد و مالک هیچ چیز نیست چگونه می توان انجام اصل قرارداد را از وی مطالبه کرد و یا به پرداخت خسارت وادارش کرد؟
حالت بدتری هم می توان تصور کرد که فردی قراردادی با ما منعقد کند پیش پرداختی بگیرد و بعد مشخص شود که اصولاً وی کسی که ادعا می کرده نبوده و خود را به جای دیگری معرفی کرده ( یا به اصطلاح جازده) و احیانا چک یا سفته هم به عنوان تضمین داده است. البته چنین کسی از نظر کیفری قابل تعقیب است اما اگر قرارداد مهم و مبلغ پیش پرداخت زیاد باشد و طرف پس از دریافت پیش پرداخت گم شود و در دسترس نباشد اقدام کیفری مشکلی را حل نخواهد کرد.
تبصره: طرف های بیگانه
در مورد شرکت ها و اشخاص حقیقی بیگانه نیز کلیه این احتیاط ها باید مرعی باشد. چه بسیارند معامله گران بیگانه که وجود خارجی آن ها صرفاً در یک شماره تلفن، فاکس و یا یک نشانی خلاصه می شود و چه بسا خود را نماینده یک کمپانی بزرگ و شناخته شده بین المللی معرفی می کنند و کارت ویزیت و کاتالوگ و غیره هم دارند.
امروز با توجه به موسساتی که در کشورهای خارجی نشانی، شماره تلفن و فاکس افراد را بدون اینکه واقعا دفتری داشته باشند تامین می کنند و امکان تهیه کارت، کاتالوگ، بروشو و امثال آن هم ظرف مدت بسیار کوتاه با چاپگرهای پیشرفته و بالاخره داشتن پست الکترونیکی فراهم می شود انجام این گونه اقدامان بسیار زیاد و خیلی آسان است.
هرچند که با توجه به مقررات بیع بین المللی که پرداخت وجه را به طرف قرارداد منوط به ارائه اسناد حمل و گواهی مبدا و غیره می کند، ظاهرا نباید نگران اقدامات چنین افردادی باشیم، با این همه تنوع کثرت شیوه های سوء استفاده احتیاط کامل را ایجاب می کند.
با این همه مواردی که علی رغم احتیاط فراوان در نهایت به جای اجناس خریداری شده با پروفوما، اشیایی ارزش یا نامرغوب ارسال شده کم نیستند.
به هرحال در بسیاری از موارد تشخیص وضعیت طرف حراجی به ویژه وقتی که از طریق دلال و واسطه عمل می کند جز از طریق بررسی مستقیم در محل یعنی با سفر به کشور خارجی امکان پذیر نیست و این بررسی را باید افرادی انجام دهند که علاوه بر تسلط به زبان بیگانه با جزییات مورد قرارداد و موضوع معامله هم کاملا آشنا باشند.